Ya desde hace tiempo, pero cada vez más, los datos suponen un gran activo para las instituciones, sobre todo combinados entre ellos, pero no todos los datos que maneja una institución se gestionan de forma centralizada, sino que lo hacen a través de diferentes sistemas de información, los cuales han sido diseñados para cubrir de forma coherente, eficaz y eficiente un área de gestión concreta de la organización. No obstante, los datos gestionados por un sistema de información, son de utilidad para que otros puedan llevar a cabo diversas gestiones.

Para evitar la duplicidad de gestión y garantizar la óptima calidad del dato utilizado, pero otorgando a cada sistema la paternidad de la gestión para la que se ha diseñado, aparecieron ya hace años herramientas que permiten la integración de estos sistemas, a nivel de datos, de procesos o de aplicaciones.

Estas herramientas que en su día parecían casi una moda pasajera, son hoy en día fundamentales para las organizaciones, dado que además de los beneficios puramente técnicos que aportan, mejoran la comunicación entre las distintas unidades de gestión de la organización, evitan la fragmentación del conocimiento y reducen los tiempos de gestión.

Pero la integración no es un tema trivial y existen diferentes tipos, de manera que cada organización, para cada necesidad de integración, debe optar por la solución que mejor se ajuste y para ello es conveniente tener en cuenta algunas claves fundamentales.

Automatización. Si una integración requiere de la intervención de un usuario, no nos permitirá reducir costes de gestión, estará sujeta a errores humanos y no será rápida, entre otras desventajas.
Debe funcionar de forma desatendida permitiendo que las tareas se ejecuten basadas en captura de eventos o de forma programada, bastando únicamente una sencilla monitorización eventual por parte de los responsables de su administración para garantizar su correcto funcionamiento.
Centralizada en cuanto a la lógica de comunicación.
Reutilizable y extensible.
Su implementación ha de permitir que funcione desacoplada de los sistemas integrados, en los que residirá la lógica de negocio.
Basada en estándares, de manera que permita a la institución una fácil adaptación de los conectores de los sistemas a integrar. Es importante además que la institución tenga en cuenta las capacidades de integración de nuevos sistemas de información que adquiera, porque siempre serán necesarias.
Debe tener en cuenta que los conceptos que se integran sean homogéneos entre los distintos sistemas, dado que en ocasiones dos conceptos aparentemente similares, tienen significados completamente diferentes en distintos sistemas de gestión.
Garantizar la calidad del dato.
Es necesario que contemple mecanismos para evitar paralizar la actividad de los usuarios de los sistemas integrados de forma injustificada.
Es fundamental contar con un buen nivel de mantenimiento y soporte. Los servicios de integración generalmente son transparentes para los usuarios de los sistemas integrados hasta que les paralizan su gestión de alguna manera y en ese momento el correcto funcionamiento de la integración se convierte en una necesidad urgente.
Mantener un equilibrio entre el alcance necesario y el coste de implementación y mantenimiento.
Requiere involucrar en el proceso no solo a las personas que tienen que ver con las gestiones integradas, sino también a la dirección de la institución, dando a la integración la importancia y prioridad necesarias y promoviendo los cambios culturales y de interrelación entre el personal de las distintas áreas de gestión.

En conclusión, la integración es y seguirá siendo una preocupación estratégica en las instituciones, que deben involucrarse a todos los niveles de implicados y que aun siendo un tema complejo y que requiere de inversión, aporta muchos beneficios.

Entrada elaborada por Marco José Cruzado, Gerente de Proyectos