Antecedentes del proyecto

Antes de la implantación del sistema UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO, la Universidad Nacional de Educación a Distancia, en adelante UNED, no disponía de ningún sistema integral de gestión económica. Utilizaban el sistema de información contable SIC-2 de la Intervención General de la Administración del Estado (IGAE) para la llevanza de la contabilidad y presentación de Cuentas Anuales y se apoyaban en una aplicación denominada “URSE” para la gestión de expedientes.

Al no tener un sistema unificado de gestión tenían serios problemas para acceder a la información presupuestaria por parte de las unidades descentralizadas recayendo en el Servicio de Presupuestos la labor de proporcionar puntualmente la información correspondiente al resto de la Universidad. Ello provocaba un exceso en la carga de trabajo, múltiples errores por la duplicidad en el registro de la información por parte de las distintas áreas y en definitiva, poca fiabilidad en el seguimiento de la ejecución presupuestaria.
 

Objetivos y retos a conseguir

Con esta situación de partida el objetivo final era conseguir implantar un sistema de gestión integral que aunara en una única base de datos todos los procesos de gestión económica sustituyendo a las herramientas anteriores: SIC-2, URSE y otras hojas de cálculo o pequeñas bases de datos que se utilizaban en las unidades descentralizadas.

La implantación del sistema debía permitir una gestión real más descentralizada así como simplificar la gestión prescindiendo de excesivos trámites burocráticos principalmente en la gestión del gasto.

Concretamente los procesos a cubrir definidos fueron los siguientes:
 

• Gestión del gasto: desde el registro del expediente hasta la elaboración y pago del documento contable y contemplando una gestión descentralizada
• Gestión de los ingresos
• Gestión de la Tesorería
• Contabilidad Presupuestaria
• Contabilidad Financiera
• Obligaciones Fiscales

Solución propuesta

La UNED apostó por UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO para lograr sus objetivos por ser el sistema de referencia en el ámbito de las universidades públicas españolas dando respuesta a las necesidades de gestión e información inherentes a los procesos económicos de la Universidad.

Las funcionalidades del módulo ECONÓMICO se estructuran en torno a un potente núcleo de contabilidad presupuestaria para extenderse a la contabilidad financiera y en un futuro muy próximo, a la contabilidad analítica, además del cumplimiento de obligaciones fiscales, la gestión de ingresos, Tesorería y el inventario del patrimonio mueble e inmueble que la propia UNED utilizaba ya previamente.

UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO se ha desarrollado en continua colaboración con las universidades y la IGAE, lo que garantiza la adaptación funcional a las necesidades de los usuarios y el respaldo normativo en materia contable, de contratación pública y fiscal, siendo su principal aval el alto grado de implantación en las universidades españolas.

Por depender además la UNED directamente de la IGAE (Intervención General de la Administración del Estado) ha sido preciso incorporar en el sistema una funcionalidad que le permitiera presentar la rendición de cuentas en soporte electrónico, desarrollo contemplado en el ámbito de la evolución normativa del sistema; también se ha dado respuesta a algunas peculiaridades que aun siendo mínimas, se debían contemplar en la aplicación para cubrir las expectativas y necesidades de los usuarios con adaptaciones funcionales en la gestión de expedientes, en el seguimiento de documentos contables y en la gestión de comisiones de servicio.
 

Testimonio de la Universidad

La UNED tomó la decisión, en el ejercicio 2006, de adquirir a la Oficina de Cooperación Universitaria (OCU) el sistema integral de gestión económica UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO (UXXI-EC, antes denominado Sistema Sorolla) e implantarlo en la universidad desde el comienzo del ejercicio 2007.

En el último trimestre de 2006, con el apoyo de la OCU, se realizaron las fases de consultoría estratégica, análisis y adaptación de procedimientos, determinación de perfiles de usuarios y elaboración del manual de procedimiento y, finalmente, la formación de usuarios y la carga y personalización de tablas, estructuras y presupuestos de 2007, para poder comenzar a trabajar con el nuevo sistema desde enero de 2007.

Actualmente se ha cerrado el ejercicio 2007 con UNIVERSITAS XXI - ECONÓMICO y se trabaja en 2008 con normalidad, entendiéndose que el sistema está implantado de manera total y efectiva.

Por supuesto, este ha sido un proceso no exento de dificultades y retos, de adaptaciones y cambios que sin la mejor disposición y esfuerzo de todo el personal de la UNED no habría sido posible, y en el que la colaboración, apoyo y profesionalidad del personal de la OCU también ha sido fundamental.

Por todo ello, nos congratulamos del éxito alcanzado en la consecución de los objetivos de este proyecto.

Muchas gracias a todos.

Sr. D. RAFAEL RIVERA PASTOR
Gerente de la Universidad