Antecedentes del proyecto

La Universidad de Salamanca disponía de un sistema de gestión académica denominado SIGMA que cubría básicamente la parte nuclear de la gestión académica. La apuesta de la Universidad por UNIVERSITAS XXI - ACADÉMICO estaba orientada a lograr una mayor funcionalidad, una mejora en la gestión y a reorientar sus sistemas de información para lograr disponer de una verdadera base de datos corporativa.

Objetivos y retos a conseguir

Se trataba por tanto de conseguir un sistema integral de gestión que aunara una única base de datos todos los procesos de gestión académica:

• Gestión de 1º y 2º ciclo: definición de estructuras y planes de estudios, actas, becas, expediente, gestión académica, matrícula/automatrícula, etc.
• Gestión de 3º ciclo: programas, actas, expediente, gestión económica, matrícula, calificación de asignaturas, tesis, etc.
• Gestión de los Estudios Propios: cursos/programas, actas, expediente, gestión económica, matrícula, etc.
• Gestión del acceso a la Universidad.
• Gestión de recursos docentes entendiendo como tal los siguientes subprocesos:

- Elaboración de la Oferta del Curso Académico.

- Elaboración del Plan de Ordenación Docente

- Elaboración de los horarios para los grupos, para los espacios universitarios y para los profesores.

- Gestión de los espacios universitarios y análisis de la ocupación

- Obtención de resultados, por múltiples criterios, de capacidad y carga docente.

• Secretaría virtual: consultas académicas, interacciones básicas del alumno (cambios de domicilio por ejemplo) y procesos de gestión con todas las validaciones propias del sistema (la automátricula o la calificación de actas, por ejemplo).

Solución propuesta

La Universidad apuesta por UNIVERSITAS XXI - ACADÉMICO para lograr sus objetivos, como sistema que automatiza todos los procesos que tienen relación con el alumnado y con la planificación y seguimiento de los recursos docentes.

Las funcionalidades de la aplicación abarcan desde la organización de las pruebas de acdeso y preinscripción de los alumnos a la tramitación de los títulos pasando por la matrícula, la calificación de las actas, el control del expeidiente, estadísticas, gestión e becas nacionales e internacionales, organización de prácticas de empressa, así como lo referente a la gestión económica de la actividad académica de la Universidad; la definición de los planes de estudios y la planificación de la docencia son los pilares básicos de la aplicación y garantizan la integración y coherencia de toda la información registrada.

El sistema dispone además de un portal para el docente, el estudiante y el gestor de tal modo que existe un punto central de contenidos y servicios adaptados a cada persona según sus necesidades y su interés, ofreciendo la posibilidad de realizar procesos o solicitudes vía WEB (automatrícula, calificación de actas con firma digital, solicitud de documentos, etc.)

UNIVERSITAS XXI-ACADÉMICO nace y evoluciona fruto de la colaboración y la experiencia contrastada en más de cuarenta universidades de España, Colombia, Chile, Ecuador, República Dominicana y Venezuela. No es sólo un software de gestión sino una herramienta que proporciona autonomía á los gestores, ofrece solvencia y permite obtener resultados inmediatos mejorando la competividad y la calidad del servicio de la institución.

Las adaptaciones al Espacio Europeo de Educación Superior han hecho del sistema un instrumento nuevo al servicio de la gestión y del conocimiento.

Testimonio de la Universidad

La implantación de UNIVERSITAS XXI - ACADÉMICO en la Universidad de Salamanca se realizó con un alto grado de seguimiento y control por parte de OCU y con una elevada participación de personal cualificado de la Universidad.

Se constituyó una Comisión permanente de implantación encargada de impulsar, controlar y ejecutar el proyecto siguiendo las líneas y directrices marcadas por la Universidad. Esta Comisión estaba compuesta por responsables de alto nivel, técnicos y funcionales, de OCU y de Salamanca.

También se creó una Comisión de usuarios en representación de las distintas unidades organizativas de la gestión académica de la Universidad (secretarías, secciones, negociados, etc.), y como parte constituyente del plan de socialización del proyecto de implantación.

El resultado fue una implantación muy controlada, que se ejecutó en los plazos previstos y con la que se alcanzaron los objetivos que la Universidad se había propuesto. El uso y explotación del sistema por parte de los usuarios se realizó de forma tranquila y progresiva. Como es normal, durante el camino, surgieron dificultades, pero a todas las cuestiones se le dieron salida desde el consenso y la colaboración entre todos.

La implantación se realizó en un único curso académico, cerrándose por tanto la aplicación anterior así como algunas aplicaciones propias de la Universidad que la complementaban.

Es de destacar la alta profesionalidad de los técnicos de OCU que participaron en el proyecto. Desde entonces la Universidad de Salamanca está explotando el sistema UNIVERSITAS XXI - ACADÉMICO, con los usuarios satisfechos en su trabajo del día a día. 

Sr. D. JOSÉ LUIS PERRETA ESCRIBANO
Responsable de Gestión de los Servicios Informáticos