imagen-archivo

Consultoría en Gestión Documental

La gestión del documento y el expediente electrónico, así como la firma electrónica y las identidades digitales cada día tienen más importancia dentro de las organizaciones, las administraciones públicas y, por ende, también en las universidades.

Para facilitar esa transformación digital a las universidades, desde OCU hemos diseñado un catálogo de servicios especializados en Gestión Documental Digital basado en el documento y expediente electrónico, que persigue ayudar a la implantación de las mejores prácticas y establecer en la organización de un Modelo de Gestión Documental que contemple tanto la gestión del documento papel como, sobre todo, el electrónico.

Para la prestación de estos servicios tan especializados, OCU ha firmado un acuerdo de alianza con AGTIC CONSULTING, empresa proveedora de consultoría, asesoría, auditoría y otros servicios especializados en Administración electrónica y Gestión Documental Digital, con más de 10 años de experiencia trabajando para empresas, grandes organizaciones, Universidades y administraciones públicas.

La alianza OCU – AGTIC CONSULTING se basa en el entendimiento de que la gestión del documento electrónico y la del documento en papel precisa de una Estrategia Corporativa que permita definir una política única de gestión para toda la organización, garantizando que todo documento que ingrese o se cree dentro de la Universidad sea accesible durante todo su ciclo de vida, pudiendo confirmar su autenticidad, integridad y su preservación a lo largo del tiempo. Esto permitirá a la universidad asegurar una adecuada gestión en todas las fases del ciclo de vida del documento: creación, captura y registro, clasificación, almacenamiento y conservación, evaluación, acceso, uso y disposición.

Para abordar los proyectos de gestión documental en Universidades, OCU ofrece el siguiente catálogo de servicios:

  • Plan Director del Documento Electrónico, donde se contempla tanto la política de gestión del documento y expediente electrónico, como el ciclo de vida del documento y expediente electrónico, la elaboración de los cuadros de clasificación, los vocabularios de metadatos, las tipologías documentales, los formatos documentales, etc. Finalmente se elaboran las distintas herramientas de gestión del documento electrónico: política de firma electrónica, política de digitalización segura, política de impresión segura, modelo de preservación del documento electrónico, modelo de seguridad del documento electrónico, etc.
  • Plan de adaptación al documento electrónico , en el cual se define la estrategia a seguir para implantar de forma correcta y eficiente el documento electrónico en la universidad.
  • Asesoramiento continuado en la implantación del documento y expediente electrónico.
  • Modelo de preservación del documento electrónico , en el que se definen las estrategias, las decisiones a tomar hoy para garantizar la validez futura del documento electrónico, las herramientas a implantar, las responsabilidades, etc.
  • Guía de digitalización e impresión segura, en la que se definen las actuaciones a realizar para pasar de papel a electrónico y de electrónico a papel, con todas las garantías jurídicas y de la forma más eficiente y económica.

¿Te interesa más información sobre Gestión Documental?